Strukturiert zum Erfolg

Dokumentenmanagement: Daten verwalten und Potenzial entfalten

In einer Welt, in der Daten und Informationen das Herzstück jedes Unternehmens bilden, ist ein effizientes und robustes Dokumentenmanagement von entscheidender Bedeutung. Wir stehen Ihnen daher gerne zur Seite, um Ihre Dokumentenherausforderungen zu bewältigen und Ihnen zu helfen, Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren.

Unser Vorgehen Kontakt aufnehmen
Nahaufnahme eines Laptops mit einer Präsentation zur IT Sicherheit.
Ein Mitarbeiter erklärt einem Kunden am Laptop die Vorteile von DMS Systemen.

Ihre Daten, sicher verwaltet

Effektives Dokumentenmanagement für Ihr Unternehmen

Unser umfas­sen­des Ver­ständ­nis für Doku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­te­me (DMS) ermög­licht es uns, Lösun­gen zu ent­wi­ckeln, die genau auf die Bedürf­nis­se Ihres Unter­neh­mens abge­stimmt sind.

Beratung & Analyse

Wir beginnen mit einer gründlichen Analyse Ihrer bestehenden Dokumentenprozesse, um Schwachstellen zu identifizieren und Möglichkeiten zur Optimierung aufzuzeigen.

Implementierung & Anpassung

Basierend auf unseren Erkenntnissen erstellen wir eine individuelle DMS-Lösung für Ihr Unternehmen. Wir passen das System dabei an Ihre spezifischen Anforderungen an, um eine nahtlose Integration in Ihre Arbeitsabläufe zu gewährleisten.

Schulung & Support

Wir bieten Schulungen für Ihr Team an, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter das neue System effektiv nutzen können. Darüber hinaus stehen wir Ihnen mit unserem kontinuierlichen Support zur Seite, sollten Probleme oder Fragen auftauchen.

Ihr Weg zu geordneten Daten

Wie funktioniert ein DMS System überhaupt?

Wenn Sie sich für ein DMS System entscheiden, muss keiner Ihrer Mitarbeiter mehr mit einem Zettel durch Ihr Unternehmen laufen oder stundenlang den Ordnerschrank durchforsten. Die intelligenten Softwarelösungen ermöglichen es Ihnen stattdessen, Ihre Dokumente papierlos in digitaler Form zu verwalten. Das Beste: Ihre Daten werden automatisch erfasst, organisiert und verwaltet – ganz ohne das Risiko von Verlusten.

Digitales Dokumentenmanagement läutet somit nicht nur das Ende von verschwundenen Lieferscheinen ein, sondern bietet Ihnen auch eine effiziente Möglichkeit der gezielten Suche. Verschollene Dokumente, die versehentlich bei den falschen Unterlagen abgeheftet wurden, gehören somit der Vergangenheit an. Einfach kurze Stichworte oder alternativ die präzise Volltextsuche nutzen und dringend benötigte Dokumente finden sich im Handumdrehen. Die DMS Systeme, die wir installieren und betreuen sind dabei äußerst benutzerfreundlich – Angst vor komplizierter Technik ist also unbegründet.

Jetzt DMS System anfragen Server Virtualisierung benötigt?
Nahaufnahme von den Händen eines Mitarbeiters, der am Laptop an einem Dokumentenmanagement System arbeitet.

Papierlos und problemlos

Die Zukunft des Datenmanagements

Die Vorteile einer effektiven Dokumentenverwaltung sind zahlreich: von gesteigerter Produktivität und Effizienz bis hin zur Reduzierung von Papierkram und Fehlern. Unser Ziel ist es, Ihnen dabei zu helfen, Ihr Dokumentenmanagement zu optimieren, damit Sie sich auf das konzentrieren können, was wirklich wichtig ist – das Wachstum Ihres Unternehmens.

Effiziente Dokumentensuche

Ein gutes DMS ermöglicht eine schnelle und präzise Suche nach Dokumenten. Durch leistungsstarke Suchfunktionen und Indizierung, wird dabei Zeit gespart und Ihre Produktivität gesteigert.

Papierloses Büro

Durch die Digitalisierung von Dokumenten reduziert ein DMS System Ihren Bedarf an Papier und fördert somit eine nachhaltigere Arbeitsweise.

Verbesserte Zusammenarbeit

Ihre Mitarbeiter können über das DMS einfacher auf Dokumente zugreifen, sie gemeinsam bearbeiten und kommentieren, was die Teamarbeit fördert und die Kommunikation erleichtert.

Sichere Dokumentenverwaltung

Ein gutes DMS bietet Zugriffsrechte und Sicherheitsfunktionen, um sensible Informationen zu schützen und sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen auf bestimmte Daten zugreifen können.

Automatisierung von Workflows

Durch ein DMS System werden wiederkehrende Arbeitsabläufe und Prozesse automatisiert, wie beispielsweise die Bearbeitung von Rechnungen oder Genehmigungsverfahren.

Große Platzersparnis

Digitale Dokumente nehmen im Gegensatz zu Papierdokumenten keinen physischen Platz ein, wodurch der Bedarf an physischem Speicherplatz reduziert wird.

Remote-Zugriff

Durch Cloud-basierte Lösungen ermöglicht ein gutes DMS den Zugriff auf Dokumente von überall und jederzeit, was die Mobilität Ihrer Mitarbeiter und Ihre Remote-Arbeitsmöglichkeiten unterstützt.

Rechtliche Sicherheit

Ein DMS hilft Ihnen, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, indem es die Einhaltung von Richtlinien für die Aufbewahrung und Sicherheit von Dokumenten gewährleistet.
Aufnahme von Ramazan Akpinar, Ansprechpartner für das Dokumentenmanagement.

Ihre Daten, unser Fachgebiet

Lassen Sie uns Ihr Dokumenten­management optimieren!

Kon­tak­tie­ren Sie uns noch heu­te, um mehr dar­über zu erfah­ren, wie wir Ihr Doku­men­ten­ma­nage­ment revo­lu­tio­nie­ren kön­nen. Las­sen Sie uns gemein­sam eine maß­ge­schnei­der­te Lösung ent­wi­ckeln, die per­fekt auf die Bedürf­nis­se Ihres Unter­neh­mens zuge­schnit­ten ist.

Geordnetes Wachstum

Wie ein DMS System Ihr Team auf Kurs hält

Im Laufe der Entwicklung Ihres Unternehmens entsteht oft ein wachsender Bedarf an Struktur und Organisation. Ein hochentwickeltes Dokumentenmanagement bietet Ihnen dabei eine solide Grundlage, um diesen Herausforderungen erfolgreich zu begegnen.

Nehmen wir an, Sie verdoppeln Ihr Team: Mit einem DMS System können Sie sicherstellen, dass alle – vom neuen Kollegen bis zum erfahrenen Urgestein – jederzeit auf benötigte Informationen zugreifen können und die Integration der neuen Teammitglieder reibungslos von statten geht.

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Aufnahme einer DMS System Beraterin.

Kollaboration fördern

Dokumentenmanagement als Wegbereiter

Flexibilität und Remote-Arbeit sind ein essenzieller Bestandteil der heutigen Arbeitswelt. Ein erstklassiges Dokumentenmanagement ist somit unverzichtbar geworden. Es befähigt Ihre Mitarbeiter, standortunabhängig zusammenzuarbeiten und fördert die nahtlose Kommunikation sowie den schnellen Zugriff auf relevante Dokumente. Als unverzichtbares Werkzeug ermöglicht es Ihrem Team, somit besser zu kooperieren, flexibler zu agieren und den sich wandelnden Anforderungen der Arbeitswelt erfolgreich zu begegnen.

Dokumentenmanagement optimieren
Mitarbeiter sitzen gut gelaunt am Schreibtisch und unterhalten sich über das Dokumentenmanagement.

Effizienzsteigerung pur

Dokumentenmanagement für automatisierte Workflows

Durch die Implementierung eines DMS Systems können Sie ihre Arbeitsabläufe stetig optimieren, indem sie beispielsweise automatisierte Workflows einrichten. Hierbei geht es weniger um die reine digitale Archivierung Ihrer Papierdokumente, sondern vielmehr darum, durch praktische Funktionen, wie das automatische Abholen von Eingangsrechnungen per E-Mail oder die direkte Weiterleitung von einer Stelle zur nächsten, Ihre Abläufe zu beschleunigen.

Dies erleichtert Genehmigungsprozesse, Rechnungsbearbeitungen und andere Arbeitsvorgänge erheblich, was zu gesteigerter Effizienz und einer deutlichen Reduzierung manueller Arbeitsschritte führt. Ihre Mitarbeiter müssen somit weniger Zeit mit administrativen Tätigkeiten verschwenden und können sich stattdessen wichtigeren Aufgaben widmen.

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Experte für DMS Systeme hört aufmerksam einem Gespräch zu.
"Schnell und unkompliziert "
Sehr net­tes und kom­pe­ten­tes Per­so­nal. Auch bei kurz­fris­ti­gen Anfra­gen wird einem schnell und unkom­pli­ziert gehol­fen.
"So läuft vernünftige Zusammenarbeit und Kundenservice."
Zu IT-Schla­bach sind wir von unse­rem bis­he­ri­gen Dienst­leis­ter ver­mit­telt wor­den, das war ein Glücks­griff. Ich habe mei­nen fes­ten Ansprech­part­ner der mein Sys­tem auf­ge­baut hat, sich seit­dem um alles küm­mert und sehr gut aus­kennt. Selbst nach den übli­chen Geschäfts­zei­ten ist im Not­fall immer jemand zu errei­chen. Sei es Hard­ware­aus­fall oder Inter­net­aus­fall, Pro­ble­me die den Betriebs­ab­lauf zum erlie­gen brin­gen wer­den sehr schnell beho­ben. Preis­lich kann ich mich über­haupt nicht bekla­gen, an Ange­bo­te wird sich gehal­ten und wenn etwas den ver­an­schlag­ten Rah­men über­steigt wird vor­her drü­ber gespro­chen. So läuft ver­nünf­ti­ge Zusam­men­ar­beit und Kun­den­ser­vice. Das Team von IT-Schla­bach kann ich unein­ge­schränkt wei­ter­emp­feh­len!
"Schnelle Lösung auch bei schwierigen IT Problemen"
Wir schät­zen die sehr pro­fes­sio­nel­le Betreu­ung, die schnel­le Lösung auch bei schwie­ri­gen IT Pro­ble­men, die fach­li­che Kom­pe­tenz und sehr gute Bera­tung bei Pro­jek­ten.

Sie haben noch Fragen zum Dokumentenmanagement?

Hier finden Sie alles, was Sie über DMS Systeme wissen müssen

Sollten Sie noch Klärungsbedarf haben und in unserem FAQ-Bereich nicht fündig werden, können Sie uns gerne kontaktieren.
  • Welche Arten von Dokumenten können verwaltet werden?

    Ein DMS kann eine Vielzahl von Dokumentenarten verwalten, darunter Textdokumente, Tabellenkalkulationen, Präsentationen, PDFs, Bilder, E-Mails, Verträge, Rechnungen, Protokolle, Kundeninformationen und vieles mehr.

  • Wie sicher sind die digital gespeicherten Dokumente?

    Die Sicherheit von in einem DMS gespeicherten Dokumenten wird durch Zugriffsrechte, Verschlüsselungstechnologien, Datensicherung und Authentifizierungsmechanismen gewährleistet. Grundsätzlich bietet Ihnen ein DMS somit eine sichere Umgebung, in der sensible Informationen geschützt und vor unbefugtem Zugriff gesichert sind.

  • Kann ein DMS bei der Einhaltung rechtlicher Anforderungen helfen?

    Ja, ein DMS kann Sie dabei unterstützen, rechtliche Anforderungen zu erfüllen, indem es die Aufbewahrung und Verwaltung Ihrer Dokumente gemäß gesetzlichen Vorschriften ermöglicht. Es bietet zudem Funktionen zur Compliance, wie z. B. das Einrichten von Zugriffsrechten und das Festlegen von Aufbewahrungsfristen.

  • Wie einfach ist die Implementierung eines DMS Systems?

    Die Implementierung eines DMS kann je nach Unternehmensgröße und Anforderungen variieren. Sie umfasst die Installation der Software, die Anpassung an die Unternehmensbedürfnisse, die Einrichtung von Zugriffsrechten sowie Schulungen für Mitarbeiter. Die Komplexität hängt dabei von Ihren individuellen Anforderungen ab.

  • Ist ein DMS für Unternehmen jeder Größe geeignet?

    Ja, ein DMS ist für Unternehmen jeglicher Größe geeignet. Sowohl kleine Unternehmen als auch große Konzerne können von ihm profitieren, indem sie ihre Dokumentenverwaltung optimieren, Prozesse automatisieren und ihre Effizienz steigern.

  • Kann ein DMS die Suche nach Dokumenten erleichtern?

    Ja, ein DMS bietet leistungsstarke Suchfunktionen, die es Nutzern ermöglichen, Dokumente schnell und präzise zu finden. Die Suchfunktionen umfassen Metadaten, Volltextsuche sowie verschiedene Filteroptionen.

  • Können DMS-Systeme mit anderen Unternehmensanwendungen integriert werden?

    Ja, viele DMS-Systeme bieten Integrationen oder APIs, um nahtlos mit anderen Unternehmensanwendungen wie CRM-Systemen, ERP-Systemen oder E-Mail-Plattformen zu kommunizieren und Daten auszutauschen.

Aufnahme von Georg Schlabach, Experte in Sachen Dokumentenmanagement,

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Kon­tak­tie­ren Sie uns noch heu­te, um zu erfah­ren, wie wir Ihnen hel­fen kön­nen, Ihre Doku­men­ten­ver­wal­tung zu ver­bes­sern und Ihr Unter­neh­men auf die nächs­te Stu­fe zu heben.